P/I 와 P/O는 일종의 계약서처럼 쓰인다. 그러나 의외로 정확히 잘 몰라서 실수를 하는 경우를 종종 본다. 계약서에서 실수를?
블로그와 유튜브를 통해서 여러 번 설명했던 주제인 만큼 이번에는 부족한 부분을 보안하고자,
P/I (proforma invoice)와 P/O (purchase order) 작성 시,
누구나 실수하는 부분,
꼼꼼히 봐야 하는 부분,
그 이유에 대해서 간단히 확인해 보겠다.
P/I는 수출자가 만들고, P/O는 바이어(수입자)가 만든다. 순서상으로는 P/I 먼저라고 하지만 실제로 보면 P/O를 먼저 하기도 한다. 여기서 중요한 것은 누가 먼저 하든 하단에 사인이 있어야 한다는 것이다. 지속적인 repeat order 같은 경우에는 처음에는 사인 한쪽을 비워서 진행하다 추후 보완하는 경우도 있긴 하다.
엄청난 실뢰다!
이제부터 꼼꼼히 봐야 되는 부분을 보겠다.
item 부분과 description 부분에서, 제품 스펙과 칼라 그리고 기타 합의된 사항에 대해서 정확히 표기하는 게 좋다. 예를 들면, 내가 알고 있는 핑크색과 바이어가 알고 있는 핑크색이 차이가 있을 수 있다 (이런 차이를 막고자 승인용 샘플을 정해놓고 하는 경우도 많지만 그래도 또 확인하는 게 좋다). 차이가 있으면 절대 안 된다. 고해상도 사진을 첨부하던가 합의된 문구를 넣어줄 필요가 있다. 이거 아닌데? 이런 경우 의외로 있기 때문이다.
Total amount 부분에서, 가장 많이 하는 실수는 엑셀 계산식이다. 과거에는 계산기만을 썼던 시대에는 여러 번 두드려서 unit price * Q'nty = total amount 이런 계산법이었다면, 지금은 엑셀로 수식을 넣거나 과거에 했던 양식에서 그대로 ctrl + C & ctrl +V 경우다. 오류가 생기는 경우가 의외로 많다.
Remark 란의 활용 부분에서, P/I와 P/O는 계약서와 같은 힘을 가지고 있기 때문에 추가적으로 함축해서 하고자 하는 말들을 넣는다. 예를 들면, 클레임에 따른 손실 보상금액, discount 금액, 마케팅 지원비와 같은 지원 금액, 생색 내 가용 문구 정도를 넣는다고 보면 된다.
Freight condition 부분은, 이미 합의된 것이라 그대로 쓰면 된다.
Date of shipment 부분에서, 의도적으로 날짜를 정하지 않는 게 좋다. 선적 날짜는 출고 날짜가 아니다. 출고 날짜에 맞춰서 boat 또는 air 가 딱 있지도 않기 때문에, 애매한 표현이 좋을 수 있다. 예를 들면 '3 weeks after P/I (P/O)'.
P/I (P/O) 시점과 출고 시점의 시간차가 크면 클수록, 정확한 날짜를 딱 정한다는 것은 현실적으로 쉽지 않다. 그런데, ETD & ETA는 바이어의 자금 스케줄, 마케팅 및 영업 스케줄이 모두 이 날짜를 기본으로 하기 때문에 바이어는 확정 날짜를 당연히 원한다. 클레임 증빙자료로 활용되기도 하는 만큼 협상이 필요하다.
Payment 부분은 기존에 합의한 내용을 적기 때문에 실수할 부분도 당연히 없다. 그러나 말따로 문서 따로 쓰는 경우도 있는 만큼 꼼꼼히 봐야 한다.
Beneficiary & bank info 부분은, 회사 외환 통장 내용을 그대로 적으면 되니까, 그리 어려운 문제는 아니다. 헷갈리지 말아야할 부분은 돈 받을 사람인 수출자의 외환 통장이어야 한다는 것이다.은행명 / swift code / 계좌번호 / 회사명 등이 필요하다.